فهرست مطالب
- ۱. نوبتدهی با کنترل تداخل واقعی
- ۲. مدیریت پکیج و جلسات
- ۳. فرمی که اپراتور واقعاً پر می‌کند
- ۴. اتصال خدمت به قیمت
- ۵. مالی فراتر از جمع فروش
- ۶. کمیسیون پرسنل
- ۷. انبار مواد مصرفی
- ۸. پیامک و پیگیری خودکار
- ۹. دسترسی، امنیت و پشتیبانی
- چک‌لیست جلسه دمو
- نیازهای کلینیک را پیش از دیدن نرم‌افزارها بنویسید
- هزینه واقعی نرمافزار فقط قیمت اشتراک نیست
- مسیر انتقال از روش قبلی
- نشانه‌های هشدار هنگام خرید
انتخاب نرمافزار برای کلینیک زیبایی تصمیمی است که چند سال با آن زندگی می‌کنید. اگر نرمافزار با روش کار کلینیک جور نباشد، پرسنل دور آن را می‌زنند، اطلاعات ناقص می‌شود و دوباره سراغ دفتر و اکسل می‌روید. خرید نرمافزار گران یا ارزان مسئله اصلی نیست؛ مسئله این است که برنامه کار واقعی شما را ساده‌تر کند.
در این راهنما نه معیار عملی را مرور می‌کنیم و در پایان یک چک‌لیست می‌دهیم که در جلسه دمو از آن استفاده کنید. پیشنهاد ما این است که پیش از دیدن هر نرم‌افزاری، سه سناریوی واقعی از کار روزانه کلینیک‌تان را بنویسید و همان‌ها را در دمو اجرا کنید.
۱. نوبتدهی با کنترل تداخل واقعی
تقویمی که فقط نوبت‌ها را نشان می‌دهد کافی نیست. نوبت باید همزمان با اپراتور، اتاق و دستگاه چک شود. بپرسید اگر دو اپراتور بخواهند همزمان از یک دستگاه استفاده کنند چه می‌شود. شیفت‌های غیرپیوسته، چند خدمت در یک نوبت و جابه‌جایی راحت را هم امتحان کنید.
۲. مدیریت پکیج و جلسات
اگر فروش شما پکیجی است، این معیار از همه مهم‌تر است. ببینید جلسه چطور از پکیج کم می‌شود، اگر مشتری دو پکیج داشته باشد چه اتفاقی می‌افتد و اگر جلسه‌ای اشتباه ثبت شد، برگرداندن آن چقدر ساده است. نرم‌افزاری که پکیج را فقط به شکل یک یادداشت در پرونده نگه می‌دارد، در عمل به شمارش دستی برمی‌گردد.
۳. فرمی که اپراتور واقعاً پر می‌کند
فرم جلسه باید با دستکش و میان دو مشتری هم قابل پر کردن باشد. هر چه فرم طولانی‌تر و سخت‌تر باشد، اطلاعات کمتری ثبت می‌شود. بررسی کنید پارامترهای جلسه قبل خودکار پر می‌شوند یا نه و آیا هشدار حساسیت و داروی مشتری پیش چشم اپراتور است.
۴. اتصال خدمت به قیمت
یکی از منابع پنهان ضرر، خدمتی است که انجام شده ولی فاکتور نشده است. وقتی نواحی درمان فقط یک یادداشت باشند، اضافه شدن یک ناحیه سر جلسه ممکن است در فاکتور نیاید. بپرسید اگر اپراتور ناحیه‌ای اضافه کند، مبلغ جلسه خودکار تغییر می‌کند یا نه.
۵. مالی فراتر از جمع فروش
گزارش فروش با گزارش سود فرق دارد. نرمافزار خوب باید مواد مصرفی، کمیسیون و هزینه‌های جاری را کنار فروش بگذارد. مطالبات با سن بدهی، حساب‌های صندوق و بانک و خروجی اکسل برای حسابدار را هم بررسی کنید.
۶. کمیسیون پرسنل
اگر کمیسیون در اکسل حساب می‌شود، هر ماه وقت می‌گیرد و می‌تواند اختلاف بسازد. ببینید امکان تعریف قاعده برای هر اپراتور و هر خدمت وجود دارد و آیا ارزش جلسات پکیجی درست در کمیسیون لحاظ می‌شود.
۷. انبار مواد مصرفی
کسر خودکار مواد از روی جلسه، هزینه واقعی هر خدمت را روشن می‌کند. اگر انبار فقط ورود و خروج دستی داشته باشد، بعد از مدتی کسی آن را به‌روز نگه نمی‌دارد.
۸. پیامک و پیگیری خودکار
یادآوری نوبت، پیام بعد از جلسه و یادآوری جلسه بعد باید بدون دخالت منشی انجام شوند. بپرسید پیامک از چه سامانه‌ای می‌رود، هزینه‌اش با کیست و آیا می‌توانید متن پیام‌ها را تغییر دهید.
۹. دسترسی، امنیت و پشتیبانی
هر کاربر باید فقط بخش‌های لازم را ببیند. بپرسید اطلاعات کجا نگه داشته می‌شود، پشتیبان‌گیری چطور است و اگر روزی نخواستید ادامه دهید، آیا اطلاعات‌تان را تحویل می‌گیرید. مسیر پشتیبانی و زمان پاسخ را هم پیش از خرید روشن کنید.
چک‌لیست جلسه دمو
- یک مشتری تازه با پکیج ۶ جلسه‌ای و پرداخت قسطی ثبت کنید.
- برای او نوبتی با دو خدمت رزرو کنید و سعی کنید نوبتی متداخل بسازید.
- جلسه را ثبت کنید و یک ناحیه اضافه کنید؛ مبلغ و کسر پکیج را ببینید.
- جلسه را برگردانید و ببینید پکیج، انبار و کمیسیون درست اصلاح می‌شوند یا نه.
- با حساب منشی وارد شوید و ببینید چه اطلاعاتی برایش قابل مشاهده است.
- همه این کارها را یک بار روی گوشی هم انجام دهید.
نیازهای کلینیک را پیش از دیدن نرم‌افزارها بنویسید
بیشتر خریدهای ناموفق از اینجا شروع می‌شود که کلینیک با فهرست امکانات فروشنده جلو می‌رود، نه با مشکلات خودش. یک جلسه نیم‌ساعته با منشی، اپراتور و مسئول مالی بگذارید و از هر کدام بپرسید بیشترین وقتش کجا هدر می‌رود. پاسخ‌ها معمولاً روشن‌تر از هر چک‌لیست عمومی هستند: منشی از تماس‌های تأیید نوبت می‌گوید، اپراتور از پیدا کردن پارامترهای جلسه قبل و مسئول مالی از جمع زدن کمیسیون آخر ماه.
این مشکلات را به سه دسته تقسیم کنید: ضروری، مفید و تزئینی. نرم‌افزاری که همه موارد ضروری را پوشش ندهد، با هر تعداد امکان اضافه هم انتخاب خوبی نیست. امکاناتی مثل گزارش‌های پیچیده یا هوش مصنوعی اگر کار روزانه را ساده نکنند، در تصمیم نهایی نباید وزن زیادی داشته باشند.
هزینه واقعی نرمافزار فقط قیمت اشتراک نیست
وقتی قیمت‌ها را مقایسه می‌کنید، هزینه کل را در نظر بگیرید. برخی نرم‌افزارها یک‌باره خریداری می‌شوند ولی پشتیبانی سالانه یا هزینه نسخه جدید دارند. برخی اشتراکی‌اند و به ازای کاربر، پزشک یا شعبه قیمت را بالا می‌برند. این سؤال‌ها را پیش از خرید بپرسید:
- هزینه راه‌اندازی، آموزش و انتقال اطلاعات چقدر است؟
- با اضافه شدن کاربر، اپراتور یا دستگاه قیمت تغییر می‌کند؟
- هزینه پیامک جداست؟ از سامانه خودمان می‌توانیم استفاده کنیم؟
- به‌روزرسانی‌ها در قیمت هست یا جدا پرداخت می‌شود؟
- اگر اشتراک تمام شود، به اطلاعات دسترسی داریم؟
هزینه پنهان دیگر، زمان پرسنل است. نرم‌افزاری که ارزان است ولی هر نوبت را چند کلیک بیشتر می‌کند، در طول سال هزینه‌ای بیش از اختلاف قیمتش روی دست کلینیک می‌گذارد.
مسیر انتقال از روش قبلی
انتقال را یک‌شبه انجام ندهید. یک برنامه سه‌مرحله‌ای معمولاً بهتر جواب می‌دهد. در هفته اول، خدمات، قیمت‌ها، پکیج‌ها و پرسنل را تعریف کنید و فهرست مشتریان را وارد کنید. در هفته دوم، نوبتدهی را به برنامه ببرید و ثبت جلسات را برای چند اپراتور شروع کنید. در هفته سوم، همه جلسات و دریافت‌ها را در برنامه ثبت کنید و بعد سراغ گزارش‌های مالی بروید.
در این مدت یک نفر را مسئول نرمافزار کنید تا پرسش‌ها را جمع کند و با پشتیبانی پیگیری کند. مانده پکیج مشتریان فعال را هم با دقت منتقل کنید، چون اولین جایی است که اختلاف با مشتری پیش می‌آید.
نشانه‌های هشدار هنگام خرید
- فروشنده نسخه آزمایشی یا دمو روی سناریوی واقعی نمی‌دهد.
- نمی‌تواند بگوید اطلاعات شما کجا نگه داشته می‌شود و چطور پشتیبان گرفته می‌شود.
- برای هر تغییر کوچک هزینه سفارشی‌سازی میخواهد.
- برنامه روی گوشی عملاً قابل استفاده نیست.
- راه روشنی برای خروجی گرفتن از اطلاعات وجود ندارد.
این سناریوها را می‌توانید در دمو زیبانکس امتحان کنید. برای دیدن امکانات مربوط به لیزر هم صفحه نرم افزار کلینیک لیزر را ببینید.
پرسش‌های متداول
نرمافزار نصبی بهتر است یا تحت وب؟+
نرمافزار تحت وب نصب و بهروزرسانی ندارد و از هر دستگاهی در دسترس است. در مقابل به اینترنت پایدار نیاز دارد. برای کلینیکی که مدیر بیرون از محل هم میخواهد گزارش ببیند، تحت وب معمولاً راحتتر است.
چقدر طول میکشد کلینیک به نرمافزار جدید عادت کند؟+
به اندازه کلینیک و سادگی نرمافزار بستگی دارد. بهتر است چند روز همزمان با روش قبلی کار کنید و با نوبتدهی شروع کنید، بعد سراغ بخش مالی بروید.
مشاوره و دمو رایگان زیبانکس
فرم درخواست را پر کنید؛ با شما تماس می‌گیریم، برنامه را روی داده‌های نمونه نشان می‌دهیم و راه‌اندازی کلینیک‌تان را قدم‌به‌قدم همراهی می‌کنیم.
- دمو اختصاصی
- مشاوره با کارشناس
- راه‌اندازی و آموزش